Zbliża się czas rozliczeń naszych dochodów za rok 2012 z urzędem skarbowym. Dokumentem, na podstawie którego to zrobimy, jest PIT-11 czyli informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.
Pracodawca ma obowiązek dostarczenia nam PIT-11 do końca lutego.

W tym samym terminie taki sam dokument powinien wysłać również do urzędu skarbowego właściwego naszej osobie. Co jednak mamy zrobić, jeśli nie otrzymamy informacji o dochodach od naszego pracodawcy lub zleceniodawcy we właściwym czasie?
Pamiętajmy! Brak dokumentu PIT-11 nie zwalnia nas z obowiązku złożenia rocznego zeznania podatkowego do urzędu skarbowego.
Zanim podejmiemy się trudnego zadania rozliczenia naszego rocznego zeznania podatkowego bez gotowych danych z PIT-11, spróbujmy jednak zdobyć sami niezbędny nam dokument. Zwróćmy się do pracodawcy z zapytaniem czy PIT-11 został nam wysłany - być może okaże się, że zawiodła poczta, a może po prostu zapomnieliśmy, że odbieraliśmy go osobiście od kadrowej lub księgowej.

Jeśli jednak okaże się, że rzeczywiście pracodawca nie wysłał do nas dokumentu PIT-11 i co gorsza nie zamierza tego zrobić, to następnym krokiem jest zgłoszenie przez nas do urzędu skarbowego informacji o braku możliwości otrzymania PIT-11 od pracodawcy. Urząd skarbowy może nałożyć na pracodawcę grzywnę, jednakże nie może zrobić nic poza tym, a więc jeśli pracodawca nadal nie prześle nam PIT-11 to oznacza, że nie pozostaje nam nic innego, jak rozliczyć się bez niego.

JAK TO ZROBIĆ?
Przede wszystkim musimy odszukać wszystkie dokumenty, jakie posiadamy, a które potwierdzają nasz dochód, koszty i składki ZUS. Są to dokumenty RMUA, paski wynagrodzeń (dlatego tak ważne jest, aby nie wyrzucać ich w ciągu roku), przelewy na konto i umowy o pracę. W przypadku świadczenia pracy na podstawie umów zleceń lub umów o dzieło istotne będą rachunki, jakie wystawiamy do każdej z tych umów (w praktyce robi to zazwyczaj za nas zleceniodawca, ale powinniśmy mieć zawsze kopie). Jeśli już skompletujemy całą dokumentację, możemy przystąpić do wypełniania naszej rocznej deklaracji. Gdy okaże się to zbyt trudne, poszukajmy kogoś z naszego otoczenia, kto poradzi sobie z tym zadaniem lub zwróćmy się do biura rachunkowego. Dobrze jest poinformować urząd, że składamy nasze roczne rozliczenie na podstawie dokumentów innych niż PIT-11.

Nie panikujmy, gdy wyślemy roczne rozliczenie zrobione na podstawie dokumentów zastępczych, a od pracodawcy otrzymamy w końcu PIT-11, który będzie się różnił od naszych obliczeń. Można po prostu zrobić korektę do naszego PIT-u rocznego. Mamy prawo złożyć ją w ciągu pięciu lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku bądź termin zwrotu nadpłaty.

Jest również druga strona medalu. Dostajemy PIT-11 w terminie, ale nasz pracodawca wypełnił go nieprawidłowo. Może się zdarzyć, że pracodawca nie uwzględnił w dokumencie PIT-11 znaczącej kwoty przychodów, które osiągnęliśmy w tym roku. Jeśli nie uzyskamy od pracodawcy prawidłowo wypełnionej informacji o dochodach, musimy podobnie jak w przypadku braku PIT-11 wpisać w nasze roczne rozliczenie prawidłowe kwoty niezależnie od tego, co widnieje w otrzymanym przez nas PIT- 11.
Jeśli błędy w PIT-11 będą dotyczyły składek odprowadzanych do ZUS, odpowiada za nie pracodawca i wówczas nic już nie zmieniamy we własnym rozliczeniu rocznym.

Oprócz kwot przychodów, pobranego podatku oraz składek ZUS w PIT-11 otrzymujemy informację o kosztach uzyskanych przychodów (część E kolumna c). Jest to kwota, o którą pomniejszamy nasz roczny przychód. Wysokość kosztów zależy od rodzaju umowy, na podstawie której otrzymywaliśmy wynagrodzenie. Przeanalizujmy je więc, bo może się okazać, że przysługują nam większe kwoty kosztów niż wykazał to w PIT-11 nasz pracodawca lub jeśli mamy kilka etatów, w naszym rocznym rozliczeniu musimy te koszty pomniejszyć.

Rodzaj wynagrodzenia	Koszt za jeden miesiąc	Maksymalny koszt w roku
Umowa o pracę z jednym pracodawcą w miejscowości, w której mieszkamy	111,25 zł	1335,00 zł
Umowa o pracę z jednympracodawcą  -dojeżdżamy do pracy doinnej miejscowości	139,06 zł	1668,72 zł
Więcej niż jedna umowa opracę  w miejscowości, w którejmieszkamy	111,25 zł	2002,05 zł
Więcej niż jedna umowa opracę  - dojeżdżamy do pracy do innejmiejscowości	139,06 zł	2502,56 zł
Umowa zlecenie i umowa odzieło bez wykorzystania praw autorskich	20%	Uwaga! Możemy w rocznym rozliczeniu uwzględnić rzeczywiste kosztyponiesione w celu zrealizowania tej umowy, jednak nie więcej niż 100%przychodu. Koszty przez nas poniesione muszą być rzetelnie udokumentowane.
Umowa o korzystanie z praw autorskich	50%	Jak wyżej.
Umowa zlecenie i o dzieło do 200 zł.	Kosztów brak.	Kosztów brak.

Przykład 1
Pan Jan pracuje u pracodawcy A w swojej miejscowości. Od 29 listopada rozpoczął pracę w sąsiedniej miejscowości u pracodawcy B na 1/5 etatu.
W styczniu dostał od pracodawcy A PIT-11, w którym uwzględniono koszty w wysokości 1335,00 zł (111,25 x 12 miesięcy), natomiast pracodawca B w przekazanym Panu Janowi PIT-11 w kolumnie koszty uzyskania przychodów wpisał kwotę 111,25 zł.
Jakie koszty Pan Jan powinien wpisać w swoim rozliczeniu rocznym?
Koszty wyliczone przez pracodawcę A: 12 miesięcy x 111,25zł = 1335,00 zł
Koszty wyliczone przez pracodawcę B: 1 miesiąc x 111,06 zł = 111,25 zł
Suma kosztów z PIT-11 od pracodawcy A i B wynosi: 1.446,25 zł

W związku z tym, że pracodawca B prowadził działalność w innej miejscowości niż Pan Jan mieszka, mógł uwzględnić koszty w wysokości 139,06. Ponadto Pan Jan pracował od 29 listopada, a więc liczymy już dwa miesiące, a nie jeden - jak to zrobił pracodawca B (dla kwoty kosztów nie ma znaczenia, ile dni miesiąca pracujemy).
Suma kosztów uzyskania przychodów, jakie Pan Jan może uwzględnić w swoim rozliczeniu rocznym to 1613,12 zł (1335,00+2x139,06).

Przykład 2
Pan Jan pracuje przez cały rok u dwóch pracodawców A i B w sąsiedniej miejscowości, u każdego na 1/2 etatu. W styczniu od każdego otrzymuje PIT-11. Pracodawca A uwzględnił koszty w wysokości 1668,72 zł (12 x 139,06 zł ). Pracodawca B wpisał dokładnie takie same koszty uzyskania przychodu jak pracodawca A czyli 1668,72 zł.
Jakie koszty Pan Jan powinien wpisać w swoim rozliczeniu rocznym?
Koszty wyliczone przez pracodawcę A: 12 miesięcy x 139,06 = 1668,72 zł
Koszty wyliczone przez pracodawcę B: 12 miesięcy x 139,06 = 1668,72 zł
Suma kosztów z PIT-11 od pracodawcy A i B wynosi : 3.337,44 zł (1668,72+1668,72)

Pan Jan w swoim rocznym rozliczeniu może uwzględnić jedynie kwotę 2.502,56 zł (patrz tabela), a więc mniej niż wynika to z otrzymanych przez niego PIT-11. W tej sytuacji prawdopodobnie będzie musiał dopłacić podatek do urzędu skarbowego, ponieważ zaliczki pobierane przez pracodawców uwzględniały wyższe koszty uzyskania niż Pan Jan w rzeczywistości może wpisać w swoje rozliczenie. Aby uniknąć takiej sytuacji, Pan Jan może w ciągu roku zgłosić do jednego z pracodawców, aby w ogóle nie uwzględniał kosztów uzyskania przychodów w obliczaniu jego wynagrodzenia, wówczas zaliczki na podatek dochodowy wpłacane przez pracodawcę będą wyższe i nie będzie konieczności dopłacania podatku w rozliczeniu rocznym.

Pamiętajmy, aby nie przepisywać bezmyślnie kwot z PIT-11 do odpowiednich pozycji w rocznym rozliczeniu, bo jak widać - nie zawsze są one właściwe.